一、维护记录导出目的

维护记录导出的主要目的是对仪器的运行状态进行追踪管理，便于后期故障排查、运行效率评估以及审计合规检查。导出记录能确保实验室在质量体系或认证体系中的可追溯性要求，保证实验数据来源可靠，符合质量控制标准。

二、维护记录类别

维护记录主要包括以下几大类内容：

1. 每日例行检查记录

2. 每周系统维护记录

3. 每月维护与性能校验记录

4. 零部件更换记录

5. 软件系统更新记录

6. 故障处理与修复记录

7. 运行日志与异常报警记录

8. 开机与关机操作流程记录

9. 真空系统维护记录

10. 冷却水系统检查记录

三、记录字段设置

每类维护记录中包含若干固定字段，具体如下：

1. 维护日期：记录实际进行维护的日期，采用“年/月/日”格式，如2025年6月20日。

2. 维护时间：记录维护的起始和结束时间，采用24小时制格式，如08:30至09:15。

3. 操作人员：记录维护执行人全名，若涉及多人共同维护，需全部列出。

4. 仪器编号：记录该设备的出厂编号或实验室内部编码，用于设备唯一标识。

5. 当前状态：描述维护前仪器的运行状态，包括“正常运行”“部分异常”“无法启动”等。

6. 维护内容：详细列出具体的维护项目，如“更换锥口”“清洗采样锥”“校正质量轴”等。

7. 操作步骤：简要描述本次维护所执行的操作流程，尽量使用规范术语。

8. 使用工具与耗材：记录在维护过程中使用的工具名称和消耗材料名称及数量。

9. 检查结果：说明维护后仪器运行情况，包括是否通过性能自检、质量轴校正成功与否等。

10. 备注说明：用于记录补充事项，如清洗困难部件的情况、是否需上报工程师进一步检修等。

11. 审核人签名：由实验室负责人或授权人员审核维护记录并签名确认。

12. 审核日期：记录审核人完成审核的具体日期。

四、导出格式说明

维护记录导出时可选择表格结构形式或标准文档形式，具体如下：

（一）表格格式导出说明：

1. 表头设置：每一类维护记录有固定的表头，如“日期”“维护人”“项目”等，表头统一采用中文，字号不小于宋体十号。

2. 行列顺序：按照维护日期从早至晚排序，每一行对应一次完整维护事件。

3. 表格样式：统一采用无边框样式或单线边框，避免复杂格式。合并单元格仅限于备注字段。

4. 文件类型：推荐导出为电子表格（如.xlsx）和打印存档版（如.pdf）两种类型。

5. 文件大小控制：每次导出文件控制在10MB以内，便于归档与上传系统。

（二）文档格式导出说明：

1. 标题规范：文档标题为“iCAP RQ ICP-MS维护记录报告”，副标题为导出日期，如“2025年6月维护汇总”。

2. 正文结构：按维护日期依次列出维护详情，每条维护记录之间空一行进行区分，段落清晰、层次分明。

3. 文档风格：统一使用宋体12号，段前段后间距为6磅，正文左对齐，避免使用项目符号与编号。

4. 文件保存类型：推荐使用.docx格式作为可编辑存档格式，另保存为.pdf格式用于签字确认。

5. 文件命名规范：采用“设备编号_维护记录_年月”格式命名，如“ICPMS001_维护记录_202506”。

五、导出流程简述

1. 登录赛默飞控制软件（如Qtegra软件系统），进入维护日志模块。

2. 选择所需时间段，可选“今日”“本周”“本月”或自定义时间段。

3. 勾选需要导出的维护记录类型，如“每日检查”“部件更换”等。

4. 点击“导出”，选择导出格式（Excel或Word），确认保存路径。

5. 导出完成后进行文件校验，包括记录完整性、命名格式、内容正确性。

6. 将导出文件备份至指定服务器，并打印纸质版本供实验室负责人审核签字。

六、数据管理与归档

1. 保存周期：电子版维护记录应保存不少于5年，纸质文档至少保存3年。

2. 权限管理：导出及编辑权限仅限具备资质的实验室人员及设备管理员。

3. 文件归类：每台ICP-MS仪器设独立文件夹，按年份和月份分类保存维护记录。

4. 变更记录：任何修改维护数据的行为必须记录变更人、变更时间及变更原因。

5. 数据备份：所有导出文档需定期备份至实验室信息系统或外部存储设备。

七、注意事项与合规要求

1. 所有维护记录需由操作人员本人如实填写，禁止事后补填或伪造。

2. 每条维护记录必须经实验室负责人或设备主管审核签字方可归档。

3. 所有导出文件应采用标准字体，无需插入图片、图表或特殊符号，以确保格式统一。

4. 在质量体系审计中，需确保维护记录清晰、连续、完整、可追溯。

5. 若导出格式由软件系统自动生成，也需由人工再次校对，避免内容缺失或格式错乱。

八、导出实例内容（示意文本）

以下为导出文档中的一条示例记录（纯文字说明）：

维护日期：2025年6月15日
维护时间：09:00至09:45
操作人员：李明
仪器编号：ICPMS001
当前状态：正常运行
维护内容：更换采样锥、清洗离子透镜
操作步骤：卸下旧采样锥，使用专用刷具及无水乙醇清洗透镜区，再安装新采样锥并校正离子光轴
使用工具与耗材：采样锥1个，乙醇20毫升，光轴校正器1套
检查结果：质谱峰型对称，灵敏度正常，校准成功
备注说明：采样锥轻微积碳，建议下一次清洗周期不超过5天
审核人签名：王主任
审核日期：2025年6月15日

九、结语

维护记录的规范导出与保存是赛默飞iCAP RQ ICP-MS长期稳定运行的重要保障。通过科学合理的导出格式、统一规范的记录结构、严谨细致的操作流程，实验室可有效保障设备性能，提高工作效率，满足质量体系和认证体系的运行要求，确保所有实验数据的有效性与可追溯性。